7 efektyvaus delegavimo lygiai

"This came in from somewhere. Could you send it somewhere else?"
„Tai atėjo iš kažkur. Ar galėtum nusiųsti kurnors kitur?“

Delegavimas – tai ne tik pasakymas kitam, ką daryti. Kur kas svarbiau yra rezultatas, kurį nori pasiekti. Deleguojant ugdomas ne tik savarankiškumas, didinama kompetencija, tačiau skatinamas ir kūrybiškumas, nestandartinių situacijų sprendimai, atsakomybės prisiėmimas, įsitraukimas.

Ko gero matyta situacijai, kai vieni darbe perkrauti, kiti tarsi ieško papildomo darbo, kiti sekundės tikslumu ar net anksčiau skuba iš darbo, o kitiems tenka net savaitgaliais įsijungti kompiuterį ir ne Starcraft’ą ar Sims’us žaisti, o paruošti kažkokią ataskaitą ar paruošti šimtatūkstantinį pasiūlymą. Tokia sitaucija gali nutikti dėl įvairių priežasčių, tačiau dažniausiai, manyčiau, dėl to, kad vadovai mažai deleguoja, nes “ai, geriau pats padarysiu” yra labai girdėtas vadovaujančių asmenų “ekskjūzas” (įskaitant save patį). Tuomet darbai kraunasi į krūvą, atsiranda chroniškas laiko ir miego trūkumas. Tuo tarpu darbuotojo atžvilgiu ugdymo procesas sustoja, žmogaus kompetencija neauga, motyvų kelti kvalifikaciją taip pat nelieka ir viso to rezultatas – vieni perdegę, kitiems nuobodu.

Alano Chapmano tinklaraštyje businessballs.com labai detaliai paaiškinami delegavimo lygiai. Tačiau pabrėšiu dar kartą – tai neturi būti suprantama kaip darbo numetimas kitam. Į kiekvieną delegavimo atvejį kiekvienam darbuotojui reikia žiūrėti individualiai. Jūsų ir savo dėmesiui pateikiu septynis delegavimo lygius ir jau patys nuspręskite, kuris iš jų konkrečiai situacijai labiau tinkamas komandos efektyvumui padidinti (efektyvumas – Išteklių panaudojimo veiksmingumas, kai norimas rezultatas pasiekiamas mažiausiomis įmanomomis sąnaudomis arba naudojant turimus išteklius pasiekiamas maksimalus įmanomas rezultatas http://zodynas.vz.lt/Efektyvumas Kitaip tariant, kuo daugiau padaryti per kuo trumpesnį laiką su kuo mažesniais resursais):

  1. “Palauk ir aš tau liepsiu, ką daryti arba daryk tai, ką sakau” – nėra jokio delegavimo. Naudojama, kuomet nėra kada svarstyti ir tartis – kritinė situacija, gaisras, stichinė nelaimė ar pan.
  2. “Pasižiūrėk į šį reikalą ir pasakyk, ką atrasi” – tai yra prašymas išnagrinėti, išanalizuoti situaciją, tačiau nereikia teikti jokių rekomendacijų.
  3. “Pateik savo rekomendacijas ir kitus variantus su kiekvieno jų pliusais ir minusais. Pranešiu, ar galėsi toliau imtis kokių veiksmų”. Prašoma analizės ir rekomendacijų, tačiau prieš nusprendžiant, reikia pasitikrinti.
  4. “Spręsk ir pranešk, ką nusprendei. Tačiau palauk, kol pasakysiu ok.” Parodote, kad pasitikite savo pavaldiniu ir leidžiate spręsti dėl įvairių variantų, tačiau jam (jai) reikia gauti patvirtinimą prieš imantis veiksmų.
  5. “Spręsk ir pranešk, ką nusprendei. Pradėk veiksmus, nebent pasakysiu stop”. Šiame lygyje kitam asmeniui suteikiama teisė pradėti veiksmą ir jam suteikiama atsakomybė kontroliuoti procesą. Tai labai taupo laiką, jei norite kam suteikti autonomiją.
  6. “Spręsk ir imkis veiksmų, tačiau pranešk, ką padarei”. Šiuo delegavimu taupomas laikas. Galima greitai reaguoti, jei buvo priimtas blogas sprendimas.
  7. “Spręsk ir imkis veiksmų. Tau nereikia man atsiskaityti”. Šiame lygmenyje savo pavaldiniui duodate didžiausią veiksmų laisvę. Tuo parodote aukštą pasitikėjimą juo. Įsitikinkite, kad po ranka turite gerus kontrolės įrankius, kurie parodys galimas klaidas iki to, kol jos taps pagrindiniu galvos skausmu.

Kitas, trumpesnis, 7 delegavimo lygių aprašymas

  1. Liepk: Tu, kaip vadovas priimi sprendimą.
  2. Parduok: Tu priimi sprendimą, bet stengiesi įtikinti komandą, kad priimtų tą sprendimą.
  3. Tarkis: Tu gauni komandos nuomonę prieš priimdamas sprendimą.
  4. Sutik: Tu priimi sprendimą kartu su komanda.
  5. Patark: Komanda priima sprendimą, tačiau tu bandai jį įtakoti.
  6. Pasidomėk: Komanda priima sprendimą ir tuomet papasakoja apie jį.
  7. Deleguok: Tu neįtakoji koamndos ir leidi komandai spręsti.

Ką padaryti dar prieš deleguojant užduotį?

Norint, kad delegavimas būtų veiksmingas, reikia napamiršti, kad deleguodami, turite:

1. Apibrėžti užduotį. Pasakykite patys sau, kad užduotis tinkama delegavimui. Ar ji atitinka delegavimo kriterijus?

2. Pasirinkti, asmenį ar komandą, kuriai degelguojate. Kokia priežastis, kad deleguojate būtent šiam asmeniui ar komandai? Ką jie iš to gaus? Ką jūs iš to gausite?

3. Įvertinti gebėjimus ir mokymų poreikį. Ar asmuo/komanda sugeba atlkti užduotį? Ar jie supranta, ką reikia padaryti? Jei ne, negalite jiems deleguoti.

4. Paaiškinkti priežastis. Privalote paaiškinti, kodėl yra deleguojamas darbas ar atsakomybė? Ir kodėl būtent tam asmeniui ar asmenims? Kokia užduoties svarba ir aktualumas? Kokia jos vieta bendroje užduočių grandinėje?

5. Išdėstyti norimus rezultatus. Kas turi būti pasiekta? Užsitikrinkite, kad kitas asmuo aiškiai tai supranta. Kaip ta užduotis bus matuojama? Įsitikinkite, kad jie/jos tiksliai žino, kaip išmatuosite, kad darbas buvo sėkmingai atliktas.

6. Įvertinti reikalingus resursus. Aptarkite, ko reikia, kad darbas būtų atliktas. Įvertinkite žmones, vietą, pastatus, įrangą, pinigus, medžiagas ir kitas susijusias veiklas bei paslaugas.

7. Sutarti dėl terminų. Kada turi būti darbas atliktas? Jei tai tęstinis darbas, kokiomis datomis sutariate peržiūrėti darbus? Kada reikia pateikti ataskaitas? Jei darbas sudėtinis ir turi etapus, kokie jų prioritetai.

Šiame etape jūs turite užsitikrinti, kad kitas asmuo supranta ankstesnius punktus, turi kažkokių idėjų ar savų interpretacijų. Taip pat yra matomi akivaizdūs ženklai, kad darbas gali būti atliktas – tai sustiprina atsakomybę.

Būdai, kaip tikrinsite ir kontroliuosite turi būti iš ankto aptarti su asmeniu ar komanda. Jei to nepadarote, bet koks tikrinimas bus laikomas kaip kišimasis ar pasitikėjimo stoka.

8. Padėti ir komunikuoti. Pagalvokite, kas dar turėtų žinoti apie tai, kas vyksta ir praneškite jiems. Įtraukite kitą asmenį, kad jis duotų pasiūlymų – taip leisite pažvelgti už problemos ribų. Nepalikite asmens, kad jis pats informuotų kitus kolegas, kad jūs jam delegavote naujas atsakomybes. Įspėkite asmenį, kas netikėto gali nutikti su vidine politika ar protokolu. Informuokite savo vadovą, jei užduotis yra svarbi.

9. Komunikuoti rezultatus. Yra būtina informuoti asmenį, kaip jam sekasi, suteikti grįžtamąjį ryšį ir ar jis pasiekė tai, ko iš jo buvo tikimasi. Jei ne, jūs privalote kartu su juo/komanda peržiūrėti, kodėl reikalai nukrypo nuo plano ir spręsti problemas. Nesėkmės atveju, privalote priimti pasekmes, o jei pasiseka – dalintis tuo su komanda.

Kaip jūs deleguojate darbus? Su kokiomis problemomis dažniausias susiduriate? Kokia patirtis, kai Jums darbai deleguojami? Pasidalinkite komentaruose žemiau, ačiū!

FD

Parengta pagal
http://businessballs.com/delegation.htm
http://www.techrepublic.com/blog/career-management/7-levels-of-delegation/

 

Comments

comments

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *